北京時間4月29日，GMIC北京2016全球移動互聯網大會在北京國家會議中心召開第二日，在下午舉行的企業級移動應用與安全峰會中，網易有道副總裁與在場嘉賓一起分享了有道云協作作為一款企業級協作應用，是如何幫助如今廣大的創業團隊提高團隊效率、解決創業難題的，以下是現場演講摘要：

　　創業公司的難題

　　前兩年O2O最瘋狂的那段時間，O2O幾乎成為了互聯網創業代名詞。但事實證明，眾多創業精英們，拍著腦袋揣著夢想跳進來，卻發現這里面全是坑。因為O2O日常運營里，單單是管理分散在各地的線下業務人員，就是一個超級大難題，很多O2O創業公司挨不過這一關也就很快的死掉了。

　　有一個叫做陽光印網的O2O創業公司，他們實際上是一家從傳統印刷行業切入O2O領域的創業公司，他們面臨的第一大困難就是，如何建立和管理它的業務體系和業務人員，"陽光印網"的業務范圍涉及全國300個城市，每個城市對應的業務人員主要工作是摸排和聯系業務供應商，這些業務員每天都會反饋大量且繁雜的業務信息，同時要從總部統一且快速地獲取最新的業務資料。這么龐大的信息交匯，該怎么辦呢?

　　另外一個現實的問題是，一家創業公司從最初的idea到最終做出app再發展成為一家成熟的公司，期間的人、物、信息的更替變化千千萬萬。那么如何才能夠提升創業公司的效率呢?而傳統的郵件來來往往幾十封郵件是很常有的事，不僅效率低下，而且耗費了不必要的人力。

　　再或者用QQ和微信，QQ和微信的溝通都是碎片式的，也就是你一言我一語的，很難真正沉淀下來信息而且不夠深入，而且在用QQ微信傳輸文件的過程中，經常會出現版本混亂的問題。

　　有道云協作：從資料管理切入企業市場

　　有道旗下產品有道云筆記，是一款以輕快免費為特點的云筆記類應用，目前國內用戶超過4200萬，是國內筆記應用第一。但云筆記從推出至今，我們也發現了一些不一樣的變化：

　　從用戶和產品的層面講：在我們定期分析用戶使用行為的時候，我們發現一個有趣的現象，越來越多的用戶使用云筆記時不僅僅是簡單的記錄，而更多的開始用來辦公，例如進行文檔撰寫，一些簡單的辦公協同等，同時也有很多的用戶給我們反饋說希望能增加更多的辦公功能。

　　而對標國外的一些產品的經驗，比如說Google docs，我們發現有大量的企業對文檔協作都很有需求，這類產品銷售情況也很樂觀。而國內目前還沒有很好的一個產品滿足這樣的需求。

　　綜合這些因素，我們在2014年底推出了有道云協作。而有道云協作作為一款基于文檔管理和協作工具，是如何幫助創業團隊的呢?有三個主要方面的功能：群、團隊資料管理和即時通訊能夠。

  資料管理：整理＋共享＋協作

　　中國的互聯網用戶被QQ微信的各種群教育了十幾年，對群概念再熟悉不過了。而有道云協作的群，基本上也是通過相同興趣/項目/職能，而把不同的人匯聚到一起的組織，這個邏輯應該很好理解。

　　在協作群里，創業團隊最主要能夠實現的就是資料的管理和分享。但是QQ微信等IM群、郵件和網盤，但這幾類產品在文檔管理方面有幾個問題。比如QQ微信等IM群，似乎更適合娛樂和即時溝通，不便于文檔的管理和積累;比如郵件，一來二去的反復修改之后，搞不清哪個是最新版本而且很難整理;再比如云盤，不能實現文檔的編輯和協作功能。

　　那當我們在談文檔管理的時候，我們到底在談什么?主要是三個功能：整理、協作和分享。以上三類產品都不能同時滿足這個三個需求，而有道云協作可以。

　　按照群的概念，協作群內的文檔以目錄形式進行分類整理，可以支持office文檔、筆記、協同表格等多種形式的文檔。

　　然后基于這些文檔，協作群內的成員可以對文檔進行任意的編輯，甚至包括多人實時編輯表格，比如在進行任務安排或者頭腦風暴的時候就十分適用。

　　另外，每一個成員修改完成后都會形成一個新的文檔版本，也就是所謂的版本管理，這樣就不會導致版本混亂不清，而且每一處改動都有歷史記錄。以及分享功能，每一個文檔都有獨立的分享鏈接，可以通過QQ微信和郵件分享給任何人。

　　即時通訊：圍繞文檔展開

　　針對文檔管理，我們還增加了即時通訊功能。不過與其他即時通訊軟件不一樣的，云協作的即時通訊是圍繞文檔進行的。

　　比如每次修改完成都會形成新的版本，而這個版本會自動以通知的形式出現在即時通訊欄;

　　而如果對文檔還有什么額外的需求，可以在文檔內評論區直接留言評論，同樣也會顯示在通訊區。此你也可以直接在通訊區留言對話，類似QQ群，隨時@相關的同事進行處理。

　　移動等多平臺同步

　　另外以上所有的功能，我們都已經基本完成了移動端的同步，也就是說無論你是在辦公室，還是出差在外都可以通過電腦、手機等多終端多平臺來實現操作。比如手機通知提示你有新的工作動態，或者直接留言對話等等。這種把工作溝通放在工作軟件里，也能夠很好的平衡工作與生活。

　　有道云協作助力創業團隊提升效率

　　回到最初我們提到的陽光印網，他們快速進行業務擴張時，使用云協作來讓300個城市業務人員與總部間的協同工作。各城市的業務人員向總部提報業務信息，簡單操作就可以把全國的業務信息匯總到總部。而總部的產品資料每日更新，全國各地的業務員無需郵件，就可以同步或許這些更新的資料，免去了下發的繁瑣和時間成本。

　　類似的案例同樣在金融行業普遍存在，一些銷售人員在外出拜訪客戶時，能夠第一時間獲取部門更新的產品資料給客戶，同時反饋客戶需求給部門，幫助他們促成下單、成單，比如國泰君安以及一些早期的互聯網金融創業團隊目前都有在使用有道云協作。

　　另外一個案例，大家相對熟悉——界面，它是有道云協作第一批也是最早一批客戶。作為媒體行業的新興力量，界面一直以創業團隊定位自己，力求結構的扁平化、溝通及業務協作的高效化。作為一個創業團隊且在成立初期，界面與所有創業團隊一樣，面臨很多問題，比如大量記者需要外出采訪、各類選題會、采編信息、采訪資料等還要保持同步，以及主編與采編團隊之間、記者與編輯之間的溝通協作問題。而通過有道云協作，采編團隊能夠針對文檔展開高效、快速的溝通，文檔修改版本問題也輕松解決，從而讓采編團隊更多精力專注在寫作上。

　　創業“虛擬化”：未來創業公司形態的另一種可能性

　　很多創業公司有相當一大部分的開銷花在了辦公場地的租賃、辦公設備的購買、水電煤等，這是每個創業團隊不得不面對的最現實的問題。以及優質的人才的匱乏也是問題之一，有牛人可惜卻遠在他方、或者員工因為個人意愿離開一座城市而不得不面臨的人員流失。

　　于是我們提出一種猜想：憑借著諸如有道云協作等越來越企業應用的興起，未來的一部分創業團隊可能可以實現“辦公虛擬化”，即不需要在統一的時間和地點，通過互聯網，憑借企業應用實現跨時間跨空間的辦公和協作，從而更加靈活、高效、低成本。其實目前，已經有一小部分創業團隊開始在嘗試這種模式，并且實現了良好的運轉。